WiOO w Lublinie!

Tym artykułem kontynuujemy cykl tekstów o wdrożeniach wolnego oprogramowania w polskich urzędach. Dziś przedstawimy wam kolejny przykład udanego wdrożenia OpenOffice.org, w Urzędzie Miejskim w stolicy województwa Lubelskiego.

Na pytania odpowiadał Jan Jacek Szymona, Wicedyrektor Wydziału Informatyki Urzędu Miasta.

1. Skąd Pan dowiedział się o możliwości wykorzystania Wolnego i Otwartego Oprogramowania w gminie? Jest Pan pasjonatem, wolontariuszem ruchu i postanowił coś zmienić czy po prostu gmina szukała oszczędności i padło na OpenOffice?

Jan Jacek Szymona:

Jestem w ogóle zdecydowanym przeciwnikiem ograniczania przez państwo wolnego obiegu informacji (jak ktoś sam chce obieg wytworzonej przez siebie informacji ograniczać — to niech ogranicza), w tym także programów komputerowych za pomocą „praw autorskich” i „patentów”. Jestem zdecydowanym przeciwnikiem narzucania innym jedynie słusznych (bo rzekomo będących „de facto” standardami) programów i formatów. Jestem również zdecydowanym przeciwnikiem uczenia młodzieży na lekcjach tzw. informatyki (które powinny się nazywać lekcjami obsługi pakietu biurowego MS Office) posługiwania się tym jedynym wybranym pakietem oprogramowania biurowego, dostarczonym przez jego producenta po promocyjnych cenach za pełną aprobatą właściwego ministerstwa (którego też jestem przeciwnikiem).

Tak więc o oprogramowaniu wolnym, licencjach otwartych itp. sprawach słyszałem od dawna. Nie widziałem potrzeby, aby kupować coś za mniej więcej półtora tysiąca złotych, co równie dobrze można otrzymać za darmo (ew. plus koszt szkoleń, które notabene również przydałyby się użytkownikom MS Office).

Przekonując do wolnego i bezpłatnego oprogramowania używałem dwóch argumentów:
1) Rezygnując z trzech pakietów MS Office można kupić jeden zestaw komputerowy.
2) Jakich funkcji, niezbędnych w pracy urzędniczej, nie ma OpenOffice, a ma MS Office?

W większości przypadków w odpowiedzi na pytanie pierwsze słyszałem, że należy kupować komputery (których zawsze brakowało), a na pytanie drugie — nikt nie umiał podać takiej funkcji, której nie mógłbym pokazać również w OpenOffice.

2. A więc powodem wyboru OpenOffice były oszczędności. Czy to oznacza, że magistrat wykorzystuje darmową kompilację stworzoną przez społeczność (OpenOffice.org), czy urząd jednak zakupił komercyjne, ale tańsze od MS Office edycje OpenOffice, takie jak OpenOffice.ux.pl czy StarOffice?

Jan Jacek Szymona:

W Urzędzie użytkowane jest OpenOffice darmowe, bez wsparcia. Zakupiliśmy trochę szkoleń w zewnętrznej firmie szkoleniowej (dla 90 osób). Ja sam oraz współpracownicy również doraźnie prowadzimy takie szkolenia, gdy ktoś potrzebuje korzystać z bardziej zaawansowanych funkcji programów wchodzących w skład pakietu. Ostatnio, w ramach aplikacji urzędniczej dla ok. 200 osób prowadzone było 5-godzinne szkolenie z obsługi oprogramowania w Urzędzie, z czego większość czasu poświęcona była edytorowi Writer i arkuszowi Calc. Niebawem w Urzędzie uruchomione zostaną szkolenia w systemie e-learning na wdrażanej właśnie platformie opartej na systemie Moodle. Pierwsze kursy dotyczyć będą OpenOffice: Writer, Calc i Impress.

3. Czy podczas migracji brał Pan pod uwagę rekomendacje Komisji Europejskiej oraz panujące we Wspólnocie Europejskiej trendy dotyczące wyboru oprogramowania Open Source? Czy miało znaczenie uznanie formatu OpenDocument przez ISO za standard ISO/IEC 26300?

Jan Jacek Szymona:

Nie kierowałem się rekomendacją żadnej komisji ani panującymi trendami, a już szczególnie w Unii Europejskiej. Rekomendacje i trendy mogą się zmienić, bo zdanie polityków zmienia się często, więc wolałem odwoływać się do argumentów rzeczowych: możliwości funkcjonalne pakietu, czytanie i pisanie w doc i xls (wersja 3.x także czytanie docx i xlsx), eksport do pdf.

Miało natomiast znaczenie uznanie OpenDocument za standard ISO. Pomocne było również Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, w którym określono formaty danych zapewniające dostęp do zasobów informacji udostępnianych za pomocą systemów teleinformatycznych używanych do realizacji zadań publicznych.

4. Na ilu stanowiskach wykorzystywany jest wyłącznie OpenOffice, a na ilu zainstalowane są obydwa pakiety biurowe? Jest to większość czy mniejszość?

Jan Jacek Szymona:

OpenOffice instalowany jest domyślnie na każdym komputerze, których w Urzędzie jest ok. 900. Pakiet MS Office zainstalowany jest na ok. 250 komputerach, edytor Word — na ok. 100, arkusz Excel — na 3.

Powodami utrzymywania tych programów są:
1) fakt posługiwania się przez niektóre komórki organizacyjne skomplikowanymi arkuszami Excela — tutaj przechodzenie na nową platformę nie miało sensu: jeżeli coś działa, nie trzeba tego na siłę zmieniać;
2) fakt wymiany plików z niektórymi podmiotami zewnętrznymi, jak np. ministerstwa (!), które nadsyłały dokumenty w formatach doc lub xls i ich wymagały. Dokumenty te miały dosyć skomplikowaną strukturę, więc ich przetwarzanie w OpenOffice prowadziło do psucia formatowania i podobnych zjawisk.

Nie było sensu wojować z tymi instytucjami, trwającymi w swoim przywiązaniu do MS Office.

5. Jak wyglądała migracja? Z czym było najwięcej, a z czym najmniej kłopotu?

Jan Jacek Szymona:

Migracja rozpoczęła się w roku 2002. Na nowych komputerach i na starych, które nie miały żadnego oprogramowania biurowego, instalowaliśmy darmowy StarOffice 5.2, ale były z nim problemy, które zaczęły znikać wraz z przejściem na OpenOffice 1.x i całkiem ustały wraz z zainstalowaniem wersji 2.x. Na ośmiu słabszych maszynach zainstalowany jest AbiWord, który czyta i zapisuje pliki odt.

6. Jak na zmianę oprogramowania zareagowali pracownicy? Czy były potrzebne szkolenia, czy wystarczyła doraźna pomoc przy zmianie przyzwyczajeń?

Jan Jacek Szymona:

Najwięcej kłopotu było z przekonaniem, a nawet zmuszeniem najbardziej zatwardziałych zwolenników MS Offfice, Worda i Excela, do przejścia całkowicie na OpenOffice. Początkowym błędem było pozostawienie jako domyślnego formatu doc i xls, co prowadziło do błędów przy otwieraniu i zapisywaniu plików. Obwiniano OpenOffice, że psuje dokumenty, bo zamiast polskich liter wstawia “krzaczki”, ale udowodniliśmy, że jest to spowodowane tym, że niektórzy pracownicy uparcie trwali przy starszych wersjach Worda. Dopiero przyzwyczajenie pracowników do formatu odt i ods spowodowało, że to “psucie” ustało.

Urząd zakupił szkolenia z OpenOffice, w których wzięło udział 90 pracowników — niestety, zbyt mało. Uczestnicy szkoleń przekonali się, że możliwości Writera i Calca są całkiem spore i że programy te mają wszystkie funkcje potrzebne w codziennej pracy urzędniczej. Dodam jednak, że nie wszyscy: kilka najbardziej zatwardziałych osób usiłowało wykpiwać całą tę migrację, szkolenia itd. Dodam, że do dzisiaj w jednej z komórek organizacyjnych spotykam się jeszcze z pytaniem: „Kiedy dostaniemy nasze Wordy?”. Żenujące.

7. Czy napotkaliście do tej pory problemy z kompatybilnością przesyłanych Wam dokumentów w formacie MS Office?

Jan Jacek Szymona:

Oczywiście. Różne zewnętrzne instytucje nasyłają pliki w formacie doc lub xls tak przecudnie sformatowane, że po otworzeniu w OpenOffice ich wygląd częściowo (a bywa, że kompletnie) rozjeżdża się. Polega to na zupełnie niepotrzebnym zastosowaniu rozmaitych formatowań, które nie czynią przysłanego dokumentu klarowniejszym, lecz przeciwnie, utrudniają czytanie.

Nieumiejętność formatowania i często duża nadmiarowość zastosowanych środków nie jest wyłącznie specyfiką użytkowników MS Office — w jednakowym stopniu mają ją użytkownicy OpenOffice. Jednak przekłada się to na kompatybilność pakietów: prosty dokument otwiera się w OpenOffice bez problemu; dokument o tej samej treści, ale nie wiedzieć czemu nadmiernie upiększony, rozjeżdża się.

Notabene, mieliśmy też tak dziwnie sformatowane dokumenty doc, że rozjeżdżały się w WordViewerze oraz w innych wersjach Worda niż ta, w której dokument utworzono. Był też przypadek, że dokument Worda, którego nie dawało się otworzyć w Wordzie ani WordViewerze, OpenOffice otworzył bez problemu.

8. W jakim formacie zapisywane są dane na potrzeby urzędu, a w jakim wysyłane są na zewnątrz?

Jan Jacek Szymona:

Na potrzeby Urzędu dane zapisywane są w formatach odt, ods, doc i xls. Na zewnątrz wysyłamy w zasadzie jako pdf, czasami jako doc lub xls, gdy druga strona tak wymaga, wreszcie jako odt i ods. W tym ostatnim przypadku czasami musimy na prośbę odbiorcy dosyłać pdf, doc lub xls, jednakże zawsze uprzejmie informujemy, że formaty otwarte są standardem w Urzędzie i że można je otworzyć i edytować przy użyciu darmowego oprogramowania oraz doradzamy, aby odbiorcy sobie takie zainstalowali.

9. Czy zdarzyło się, że OpenOffice nie miał jakichś opcji potrzebnych do funkcjonowania urzędu? Czy w takim przypadku, zgłasza Pan stosowne prośby w Issuezilli projektu? A może sam dział IT pisze łatki i je podsyła do projektu?

Jan Jacek Szymona:

OpenOffice, jak każdy inny pakiet biurowy, jest zaledwie narzędziem pomagającym tworzyć i przetwarzać dokumenty, a zatem nie może warunkować samego funkcjonowania Urzędu. Wspomaganie pracy urzędniczej może być lepsze bądź gorsze, co skutkuje tym, że pewne urzędnicze czynności o charakterze technicznym będą wykonywane łatwiej i szybciej bądź dłużej, z większym nakładem pracy ręcznej.

Dosyć uciążliwą, choć drobną wadą OpenOffice jest brak mechanizmu automatycznego przerzucania tzw. wiszących liter z końca wiersza na początek wiersza następnego.

Drugim drobnym brakiem jest brak tzw. twardej spacji, która by w przypadku justowania tekstu (do lewej i prawej) zwiększała swoją szerokość jak zwykła spacja.

Informatycy Urzędu nie piszą własnych łatek do projektu OpenOffice. Została jedynie napisana makroinstrukcja przeliczająca liczbę wyrażoną cyframi na wyrażenie słowne.

10. Czy gmina zawsze korzysta z najbardziej aktualnego oprogramowania? Jak często dokonywana jest aktualizacja?

Jan Jacek Szymona:

Staramy się aktualizować oprogramowanie na bieżąco, w miarę możliwości czasowych personelu. Zadanie to realizują administratorzy zdalnie — przez VNC — albo konserwatorzy sprzętu komputerowego na miejscu, bezpośrednio przy komputerze.

11. Czy używając OpenOffice.org, udało się zrobić coś, czego dawniej w gminie nie było (np. jakaś baza danych, korespondencja seryjna lub jakieś nietypowe rozwiązanie biurowe, może faktury czy rachunki)?

Jan Jacek Szymona:

Arkusz Calc służy jako płaska baza danych do rozmaitych rejestrów, ewidencji, wykazów czy zestawień oraz jako źródło danych dla dokumentów seryjnych.

12. Czy na komputerach urzędowych wykorzystywane jest jeszcze inne oprogramowanie Open Source?

Jan Jacek Szymona:

Tak, nawet dużo: Firefox, Thunderbird, FreeCommander, TrueCrypt, GnuPG, 7-Zip, InfraRecorder, GIMP, Inkscape, AbiWord.

13. Pytanie końcowe: Jak Pan widzi przyszłość WiOO w swojej gminie? Czy planuje Pan dalszą migrację na wolne oprogramowanie w ramach możliwości? Czy będzie Pan konsekwentnie zastępował zamknięte oprogramowanie, niestosujące otwartych standardów wymiany danych, jeśli będzie to tylko możliwe?

Jan Jacek Szymona:

Jeżeli i dopóki będzie to zależało ode mnie, to tak. Uważam, że powstające w wyniku realizacji zadań publicznych dokumenty winny być powszechnie dostępne — to znaczy otwarte zarówno w aspekcie technicznym, jak i prawnym: otwarte formaty danych i otwarte licencje dokumentacji (np. GFDL, Creative Commons).

Dziękuję za rozmowę.

Rozmawiał Mateusz ‘quest’ Zasuwik