Jak to się robi w Katowicach

Artykułem OpenOffice.org w Łebie rozpoczęliśmy cykl tekstów o wdrożeniach wolnego oprogramowania w polskich urzędach. Dziś przedstawimy wam kolejny przykład udanego wdrożenia OpenOffice.org, w Urzędzie Miejskim w Katowicach.

Na pytania odpowiadał Jerzy Borys, Naczelnik Wydziału Informatyki Urzędu Miasta.

1. Skąd Pan dowiedział się o możliwości wykorzystania WiOO w gminie? Jest Pan pasjonatem, wolontariuszem ruchu i postanowił coś zmienić czy po prostu gmina szukała oszczędności i padło na OpenOffice?

 

Jerzy Borys:

Pod względem wykorzystywania oprogramowania biurowego gmina to po prostu przedsiębiorstwo - w przypadku Katowic dosyć duże. O oprogramowaniu OpenOffice dowiadywałem się dostępnymi kanałami informacyjnymi - w szczególności z Internetu i z listy dyskusyjnej PTI. Zainteresowałem się możliwościami wdrożenia OpenOffice w Urzędzie Miasta Katowice po informacjach dotyczących wykorzystania wolnego oprogramowania w Niemczech - zwłaszcza w Bawarii. Z jednej strony firma Microsoft wdrożenie w Bawarii podawała jako przykład, że wdrażanie wolnego oprogramowania oznacza bardzo wysokie koszty migracji i szkoleń. A z drugiej strony zwolennicy wolnego oprogramowania twierdzili, że rząd Bawarii odważnie ograniczył koszty funkcjonowania administracji i uniezależnił się od faktycznego monopolu firmy Microsoft. No to zaczęliśmy liczyć. Z analizy wyszło nam, że zastąpienie systemów Windows systemem Linux - m.in. z powodu posiadanych już i wdrożonych narzędzi do zarządzania siecią i stacjami roboczymi (HP OV, MS SMS/MOM) nie będzie korzystne, natomiast jak najbardziej możliwe i celowe byłoby stopniowe zastępowanie systemu MS Office systemem OpenOffice.

2. A więc powodem, dla którego wybrano OpenOffice były oszczędności. Czy to oznacza, że magistrat wykorzystuje darmową kompilację stworzoną przez społeczność (OpenOffice.org), czy urząd jednak zakupił komercyjne, ale tańsze od MS Office edycje OpenOffice takie jak OpenOffice.ux.pl czy StarOffice?

Jerzy Borys:

Urząd wykorzystuje zarówno darmową wersję OpenOffice (OpenOffice.org), którą instalujemy na stacjach roboczych kupowanych począwszy od 2006 roku, jak i OpenOffice.ux.pl, która została zakupiona do komputerów dostarczonych w ramach zrealizowanego projektu SEKAP, w którym uczestniczą 54 jednostki samorządu terytorialnego z terenu województwa śląskiego, a którego liderem jest Marszałek Województwa Śląskiego.

3. Czy podczas migracji brał Pan pod uwagę rekomendacje Komisji Europejskiej oraz panujące we Wspólnocie Europejskiej trendy ws. wyboru oprogramowania Open Source? Czy miało znaczenie uznanie formatu OpenDocument przez ISO za standard ISO/IEC 26300?

Jerzy Borys:

Wszystkie wymienione powyżej czynniki miały również znaczenie - w szczególności w procesie przekonywania decydentów.

4. Ile komputerów jest wykorzystywanych przez urząd? W Dzienniku Internautów można wyczytać: “W ten sposób 327 urzędowych pecetów wyposażonych jest obecnie jedynie w alternatywny OpenOffice”. Jest to większość czy mniejszość? Na ilu komputerach zainstalowane są obydwa pakiety biurowe?

Jerzy Borys:

W Urzędzie Miasta Katowice pracuje ok. 850 stacji roboczych, z tego na ok. 350 wyłącznie OpenOffice. Na ok. 500 komputerach funkcjonują natomiast równolegle oba pakiety - OpenOffice i MS Office.

Pozostałe komputery są starsze (zakupione przed 2006 rokiem) i są na nich zainstalowane licencje MS Office w wersji OEM. Oprogramowanie biurowe na nich nie będzie zmieniane na OpenOffice do czasu ich wymiany na nowe.

5. Jak wyglądała migracja? Z czym było najwięcej, a z czym najmniej kłopotu?

Jerzy Borys:

Największymi i praktycznie jedynymi problemami technicznymi przy migracji na OpenOffice była kwestia uzgodnienia formatu dokumentów. Ponieważ w Urzędzie Miasta wykorzystywane są zarówno pakiety MS Office, jak i OpenOffice, przyjęto, że obowiązującym standardem formatów przechowywania dokumentów będą formaty MS Office. Należało zatem w ustawieniach domyślnych instalowanych pakietów OpenOffice zmienić formaty zapisu na doc, xls, ppt odpowiednio. Innym problemem była konieczność dostosowywania wykorzystywanego oprogramowania aplikacyjnego do obsługi dokumentów OO, ale to zostało wykonane w ramach umów serwisowych.

6. Co przeważyło za tym, że urząd zapisuje swoje dane w plikach binarnych Microsoft Office? Nie boi się pan utraty formatowania czy utracenia dostępności do tychże danych w przyszłości? Może lepszym rozwiązaniem byłoby doinstalowanie np. Sun ODF Plugin do MS Office?

Jerzy Borys:

Nie braliśmy pod uwagę takiej możliwości - należy ją przeanalizować. Problem utraty formatowania rzeczywiście istnieje i dlatego zalecamy każdorazowo po zapisania dokumentu w formacie MS ponowne jego otworzenie i sprawdzenie, czy wszystko jest O.K.

7. Jak na zmianę oprogramowania zareagowali pracownicy? Czy były potrzebne szkolenia, czy wystarczyła doraźna pomoc przy zmianie przyzwyczajeń?

Jerzy Borys:

Postawa użytkowników jest głównym problemem przy migracji z oprogramowania Microsoft. O ile Worda i Excela większość ludzi zna, to oprogramowanie OO nie jest znane. Należało zatem pokonać dwie bariery. Po pierwsze należało przekonać decydentów, że oprogramowanie wytwarzane przez społeczność może być i jest tak samo dobre, jak oprogramowanie firmowane przez jedną konkretną firmę, a następnie użytkowników, że to, co do tej pory wykonywali przy wykorzystaniu MS Office można równie dobrze zrobić przy użyciu OpenOffice. A następnie przeprowadzić szkolenia - ekrany, nazwy instrukcji w menu, rozmieszczenie poszczególnych instrukcji w menu, nazwy funkcji itp. w OpenOffice różnią się jednak od ekranów i menu w MS Office.

8. Czy napotkaliście do tej pory problemy ze kompatybilnością przesyłanych Wam dokumentów w formacie MS Office?

Jerzy Borys:

Problemy z kompatybilnością napotykaliśmy i napotykamy nadal. I jest to główna przyczyna, że (przynajmniej, na razie) OpenOffice nie będzie funkcjonował jako jedyny pakiet oprogramowania biurowego w naszym urzędzie. W szczególności problemy te dotyczą tabel zapisanych w Wordzie i w Excelu, które nie przenoszą się poprawnie do OpenOffice’a, makr wykorzystywanych w Wordzie i Excelu, które nie są obsługiwane w OpenOffice, szyfrowania dokumentów w Wordzie i Excelu, które też nie jest obsługiwane, i bazami danych przygotowanych w MS Access, które w ogóle nie są obsługiwane przez ten pakiet. Nie można też np. edytować w OO wzorów równań przygotowanych w MS Office - wyświetlają się one jako obrazki.

9. W jakim formacie zapisywane są dane na potrzeby urzędu, a w jakim wysyłane są na zewnątrz?

Jerzy Borys:

Podstawowymi formatami zapisu dokumentów są formaty MS Office, aczkolwiek na potrzeby np. systemu obiegu dokumentów oraz dokumentów umieszczanych w Biuletynie Informacji Publicznej coraz częściej wykorzystywane są również formaty odt i ods. Dokumenty umieszczane w BIP Urzędu Miasta standardowo zapisywane są w formatach rtf i pdf.

10. Czy zdarzyło się, że OpenOffice nie posiadał jakichś opcji potrzebnych do funkcjonowania urzędu? Czy w takim przypadku, zgłasza Pan stosowne prośby w Issuezilli projektu? A może sam dział IT pisze łatki i je podsyła do projektu?

Jerzy Borys:

Problemy są, ale nie zgłaszaliśmy ich nigdzie. W tych przypadkach pozostajemy przy oprogramowaniu MS Office.

11. Czy gmina zawsze korzysta z najbardziej aktualnego oprogramowania? Jak często dokonywana jest aktualizacja?

Jerzy Borys:

W stosunku do oprogramowania OpenOffice staramy się korzystać z wersji stabilnej, udostępnianych kompilacji obsługujących język polski. Ponieważ nie są udostępniane wersje, które można instalować automatycznie podczas logowania, a my nie umożliwiamy użytkownikom dokonywania aktualizacji z Internetu, aktualizacje są instalowane okazjonalnie bądź to w przypadku, kiedy trzeba zainstalować dodatkową opracowaną już funkcjonalność, bądź to podczas rutynowych przeglądów systemów u użytkowników wykonywanych przez informatyków.

12. Czy OpenOffice.org 3.0, który ma ukazać się pod koniec tego miesiąca jest dobrą okazją do zaktualizowania oprogramowania na pięciuset maszynach?

Jerzy Borys:

Nie instalujemy najnowszego oprogramowania, lecz oprogramowanie stabilne, które już się sprawdziło. Tak więc na pewno poczekamy trochę z przejściem na wersję 3.0. Przede wszystkim najpierw trzeba ją będzie zainstalować u informatyków, przejrzeć, co jest nowego, w jakim zakresie będą ewentualnie potrzebne dodatkowe szkolenia, a dopiero potem – aktualizacja.

13. Czy używając OpenOffice.org udało się zrobić coś, czego dawniej w gminie nie było (np. jakaś baza danych, korespondencja seryjna lub jakieś nietypowe rozwiązanie biurowe, może faktury czy rachunki)?

Jerzy Borys:

Nie - nic takiego nie miało miejsca.

14. Czy na komputerach urzędowych wykorzystywane jest jeszcze inne oprogramowanie Open Source?

Jerzy Borys:

Obecnie w urzędzie wykorzystujemy jako jedną z podstawowych baz danych, w której przechowywane są dane aplikacji użytkowych systemu Ratusz firmy Rekord, bazę danych FireBird (wcześniej InterBase) posadowioną na serwerze Linux, jako serwer komunikacyjny w projekcie SEKAP wykorzystywany jest również serwer Linux, a jako serwer pocztowy wykorzystywany jest serwer FreeBSD. Aktualna witryna internetowa Urzędu Miasta Katowice oraz Biuletyn Informacji Publicznej zostały zrealizowane w systemie Mambo Open Source, jednakże CMS tego systemu jest już dla nas za wąski i obecnie opracowywana jest nowa witryna urzędu oparta już o rozwiązanie komercyjne autorstwa firm 2BCG i Art4Net z Katowic. Będzie ono “otwarte”, jeśli chodzi o funkcje (otwarte na nowe możliwości), ale “zamknięte” z punktu widzenia WiOO.

15. System zarządzania treścią finansowany z pieniędzy obywateli, wykorzystywany w państwowych placówkach powinien być rozwijany w duchu Open Source. Pro publico bono. Jeśli Open Source pozwoliło zaoszczędzić znaczne kwoty, dlaczego magistrat działa na przekór tej idei? Dlaczego nie zlecono napisania brakujących rozszerzeń do Mambo albo przepisania starych modułów? Koszt takiego projektu nie może być wyższy od kosztu napisania nowego systemu od podstaw. A przecież można by było stworzyć uniwersalny CMS, dopasowany do wymagań różnych gmin, chociażby przy konsultacji magistratu Katowic, Gliwic, Zabrza itp. Co się stanie, gdy firma posiadająca prawa do systemu upadnie?

Jerzy Borys:

Wybór takiej, a nie innej platformy nowej strony www był rezultatem przetargu, w którym nie mogliśmy (nie naruszając zasad uczciwej konkurencji) ograniczyć platform wyłącznie do Open Source. Punktowaliśmy proponowane rozwiązania oparte na bazach danych typu Open Source dodatkowo, ale nie chcieliśmy tego zrobić w stosunku do CMS-a, bo ze wcześniejszego rozeznania, jakie dokonaliśmy, żadna z liczących się na rynku firm nie miała tego typu rozwiązania w swojej ofercie. A nie mogliśmy sobie pozwolić, aby iść „na żywioł”. Stworzenie „uniwersalnego” CMS-a dopasowanego do potrzeb wielu gmin byłoby przedsięwzięciem bardzo trudnym, a nam zależało (witryna Katowic jest już mocno przestarzała) na jak najszybszej modernizacji naszego portalu WWW, tak by pełnił on rolę wizytówki dynamicznie rozwijającego się miasta.
Co się stanie, gdy firma padnie? Dopóki otrzymane narzędzia będą zadowalały nas jako użytkowników, będziemy z nich korzystać, a kiedy się okaże, że już brakuje istotnych rzeczy, trzeba będzie kolejny raz zmienić „motor” portalu WWW.

Dziękuję za rozmowę.

Rozmawiał Mateusz ‘quest’ Zasuwik