Bazagmin.pl

Wieści lokalne

Przetargi

WYJAŚNIENIA I ZMIANA TREŚCI SPECYFIKACJI ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA - dostawa energii elektrycznej dla obiektów Urzędu Gminy w Strzegowie i Zakładu Komunalnego w Strzegowie (14.11.2017

Przetargi | 14 listopada 2017 13:39 | Publikujący: Urząd Gminy w Strzegowie

Strzegowo, dnia 14.11.2017 r.

 

271.31.2017

                                                                                                        Uczestnicy postępowania

 

WYJAŚNIENIA I ZMIANA TREŚCI SPECYFIKACJI ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

 

Dotyczy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na

dostawę energii elektrycznej dla obiektów Urzędu Gminy

w Strzegowie  i Zakładu Komunalnego w Strzegowie

 

Ogłoszenie o zamówieniu w BZP nr 611984-N-2017 z dnia 2017.11.06

 

Gmina Strzegowo, jako zamawiający udziela na podstawie art. 38 ust.2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych  (tekst jednolity tj. Dz. U. z 2017 r. poz. 1579)  w odpowiedzi na zapytania do treści SIWZ, następujących wyjaśnień:

 

 Pytanie 1

Zwracamy się z zapytaniem czy Zamawiający przekaże niezbędne dane do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy w wersji elektronicznej Excel niezwłocznie po podpisaniu umowy? Wyłoniony Wykonawca będzie potrzebował następujących danych do przeprowadzenia zmiany sprzedawcy dla punktu poboru:

- nazwa i adres firmy;

- opis punktu poboru;

- adres punktu poboru (miejscowość, ulica, numer lokalu, kod, gmina);

- grupa taryfowa (obecna i nowa);

- moc umowna;

- planowane roczne zużycie energii;

- numer licznika;

- Operator Systemu Dystrybucyjnego;

- nazwa dotychczasowego Sprzedawcy;

- numer aktualnie obowiązującej umowy;

- data zawarcia oraz okres wypowiedzenia dotychczasowej umowy;

- numer ewidencyjny

 - numer PPE

oraz dokumentów:

-           Pełnomocnictwo,

-           dokument nadania numeru NIP,

-           dokument nadania numeru REGON,

-           KRS lub inny dokument na podstawie którego działa dana jednostka

-           dokument potwierdzający umocowania danej osoby do podpisania umowy sprzedaży   energii elektrycznej oraz pełnomocnictwa.

Jednocześnie informujemy, że OSD może odrzucić zgłoszenia umów sprzedaży zawierające błędne dane skutkiem czego może być konieczność zakupu energii przez Zamawiającego od tzw. sprzedawcy rezerwowego, o którym mowa w art. 5 ust. 2 a pkt. 1 lit b) ustawy Prawo energetyczne.

Odpowiedź: Zamawiający przekaże niezbędne dane do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy w wersji elektronicznej Excel oraz dokumenty wymienione w pytaniu niezwłocznie po podpisaniu umowy.

 

Pytanie 2.

Wykonawca zwraca sią z prośbą o udzielenie informacji czy podane przez Zamawiającego parametry dystrybucyjne – w szczególności moc umowna i grupa taryfowa, są zgodne z aktualnymi umowami dystrybucyjnymi oraz dokumentami potwierdzającymi możliwość świadczenie usług dystrybucji wydanymi przez właściwego OSD?

 

Odpowiedź: Podane przez Zamawiającego - moc umowna i grupa taryfowa, są zgodne z aktualnymi umowami dystrybucyjnymi.

 

Pytanie 3.

Czy Zamawiający udzieli Wykonawcy stosownego pełnomocnictwa do zgłoszenia w imieniu Zamawiającego zawartej umowy sprzedaży energii elektrycznej do OSD oraz wykonania czynności niezbędnych do przeprowadzenia procesu zmiany sprzedawcy u OSD wg wzoru stosowanego powszechnie przez Wykonawcę? W przypadku braku zgody na powyższe prosimy o wyjaśnienie czy Zamawiający ponosił będzie odpowiedzialność za treść przedstawionego wzoru pełnomocnictwa i za jego ewentualne zakwestionowanie przez OSD?

 

Odpowiedź: Zamawiający udzieli Wykonawcy pełnomocnictwa zgodnie z wzorem załączonym do projektu umowy.  Jeżeli wybrany Wykonawca wskaże braki w pełnomocnictwie zostanie ono uzupełnione.

 

Pytanie 4.

Czy Zamawiający dysponuje tytułem prawnym (akt notarialny, umowa najmu, umowa dzierżawy, itp.) który upoważnia go do swobodnego dysponowania obiektami opisanymi w przedmiocie zamówienia? Informujemy, że brak takiego tytułu może skutecznie uniemożliwić dalsze czynności związane ze zgłoszeniem umowy sprzedaży energii elektrycznej do lokalnego Operatora Systemu Dystrybucyjnego zgodnie z jego procedurami.

 

Odpowiedź: Zamawiający dysponuje tytułem prawnym do korzystania  z obiektów, do których ma być dostarczana energia elektryczna w ramach niniejszego postępowania. Taki zapis znajduje się w § 1 ust. 4 projektu umowy.

 

Pytanie 5.

Zwracamy się z prośbą o udzielenie informacji czy Zamawiający dopuszcza podpisanie umowy drogą korespondencyjną.

Odpowiedź: Zamawiający wyraża zgodę na podpisanie umowy drogą korespondencyjną.

 

Pytanie 6.

Wykonawca zwraca się z prośbą o udzielenie następujących informacji:

a) Czy Zamawiający posiada aktualnie umowy kompleksowe czy rozdzielone na umowę sprzedaży energii elektrycznej i umowę na świadczenie usług dystrybucji

b) Czy procedura zmiany sprzedawcy będzie przeprowadzana po raz pierwszy?

c) Czy umowy dystrybucyjne (jeśli zamawiający posiada rozdzielone umowy) zawarte są na czas określony, czy nieokreślony?

d) Kto jest dotychczasowym sprzedawcą energii elektrycznej?

e) Jaki jest okres wypowiedzenia obowiązujących umów kompleksowych/ umów sprzedaży energii elektrycznej?

f) Czy Zamawiający samodzielnie wypowie obowiązujące umowy w terminach pozwalających na skuteczne przeprowadzenie procesu zmiany sprzedawcy, czy też upoważni do tej czynności Wykonawcę?

g) Czy Zamawiający samodzielnie zawrze umowę o świadczenie usług dystrybucji w przypadku punktów poboru, dla których obowiązywały dotychczas umowy kompleksowe oraz w przypadku punktów poboru, dla których umowa dystrybucyjna została zawarta na czas określony, w termie umożliwiającym skuteczne przeprowadzenie procedury zmiany sprzedawcy ?

h) Czy Zamawiający ma zawarte umowy/ aneksy w ramach akcji promocyjnych lojalnościowych, które uniemożliwiają zawarcie nowej umowy sprzedażowej w terminach przewidzianych w SIWZ? Jeśli tak - jakie są terminy wypowiedzeń umów/aneksów w ramach akcji promocyjnych/programów lojalnościowych ?

 

Odpowiedź:

a)     zamawiający posiada aktualnie umowy rozdzielone na umowę sprzedaży energii elektrycznej i umowę na świadczenie usług dystrybucji,

b)     procedura zmiany sprzedawcy będzie przeprowadzana po raz kolejny dla wszystkich punktów poboru energii,

c)      umowy dystrybucyjne zawarte są na czas nieokreślony,

d)     obecnym sprzedawcą energii elektrycznej do obiektów objętych postępowaniem przetargowym jest firma Innogy Polska S.A. ul. Wybrzeże Kościuszkowskie 31,  00-347 Warszawa,

e)     aktualna umowa sprzedaży energii elektrycznej obowiązuje do dnia 31.12.2017 roku,

f)      zgodnie z zapisami wzoru pełnomocnictwa stanowiącego załącznik do projektu umowy Wykonawca zostanie upoważniony do tej czynności,

g)     zamawiający posiada aktualnie umowy rozdzielone na umowę sprzedaży energii elektrycznej i umowę na świadczenie usług dystrybucji, a umowy dystrybucyjne zawarte są na czas nieokreślony.

h)     zamawiający nie ma zawartych tego typu umów.

 

Pytanie 7.

Informujemy, że Wykonawca w procesie fakturowania opiera się na danych pomiarowo-rozliczeniowych przekazywanych przez Operatora Systemu Dystrybucyjnego, jednak w swoim bilingu parametryzuje długość trwania okresu rozliczeniowego. W związku z powyższym prosimy o wskazanie okresu rozliczeniowego w odniesieniu do każdego PPE występującego w postępowaniu: czy wynosi on odpowiednio 10 dni, 1 miesiąc, 2 miesiące czy 6 miesięcy?

 

Odpowiedź: Okres rozliczeniowy dla punktów PPE o numerach: PL0037760000117851 i PL0037760000105424 wynosi 1 miesiąc. Dla pozostałych punktów PPE okres rozliczeniowy wynosi 2 miesiące.

 

Pytanie 8. Dot. Wzór umowy § 5 ust. 4

Z uwagi na brak informacji o mogącej wystąpić, w trakcie realizacji umowy, ustawowej zmianie stawki podatku VAT lub opodatkowania energii podatkiem akcyzowym, Wykonawca zwraca się z prośbą o zmodyfikowanie przedmiotowego zapisu do treści: "Ceny energii elektrycznej pozostaną niezmienne w okresie obowiązywania umowy, za wyjątkiem nowelizacji przepisów skutkujących zmianą kwoty podatku VAT lub podatku akcyzowego. Ceny energii elektrycznej zostają powiększone o kwotę wynikającą z obowiązków nałożonych właściwymi przepisami, od dnia ich wejścia w życie, bez konieczności sporządzenia aneksu do umowy."

 

Odpowiedź: Projekt umowy zawiera zapisy dotyczące zmiany ceny jednostkowej w przypadku ustawowej zmiany opodatkowania energii elektrycznej podatkiem akcyzowym oraz podatkiem VAT w związku z tym zamawiający nie dokonuje zmian w tym zakresie.

 

Pytanie 9. Dot. Wzór umowy § 6 ust. 7

Z uwagi na fakt, że faktury VAT są wysyłane listem zwykłym, Wykonawca nie jest w stanie określić, w jakim terminie Zamawiający otrzyma fakturę, co może powodować komplikacje przy ustalaniu prawidłowego terminu płatności. Ponadto, w świetle przepisów podatkowych określenie terminu płatności na ilość dni liczoną od dnia otrzymania faktury nie pozwala ustalić prawidłowej daty powstania obowiązku podatkowego, w konsekwencji narażając Wykonawcę na sankcje skarbowe z tytułu nieterminowego odprowadzenia podatku VAT.  Art. 19a ust. 5 pkt. 4 ppkt. a) ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535 z późn. zm.) stanowi, iż w przypadku dostaw energii elektrycznej obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury. W związku z powyższym zwracamy się do Zamawiającego z zapytaniem, czy zgadza się na zmodyfikowanie przedmiotowego zapisu w następujący sposób: „Należności wynikające z faktur VAT będą płatne w terminie(np. 21 lub30) … dni od daty wystawienia”.

 

Odpowiedź:  W przypadku uzależnienia terminu płatności od daty wystawienia faktury mogła by nastąpić sytuacja, w której zamawiający nie otrzymał jeszcze faktury, a już minął termin jej płatności (np. w przypadku zaginięcia przesyłki lub zbyt późnego wyłania faktury) naraziło by to zamawiającego na obciążenie odsetkami ustawowymi. W związku z tym zamawiający nie zgadza się na zmodyfikowanie przedmiotowego zapisu.

 

Pytanie 10. Dot. Wzór umowy § 9 ust. 2 i 3

Wykonawca informuje, że ewentualną szkodę Zamawiającego stanowi różnica w cenie zakupu energii elektrycznej od sprzedawcy rezerwowego w stosunku do ceny energii elektrycznej z oferty wyłonionego w postępowaniu wykonawcy. W związku z powyższym zwracamy się z prośbą o określenie, iż zwrot kosztów z tytułu zakupu energii elektrycznej od sprzedawcy rezerwowego będzie stanowił różnicę między kosztami energii zakupionej od sprzedawcy rezerwowego, a energii, która byłaby zakupiona na podstawie umowy sprzedaży zawartej z wybranym Wykonawcą.

 

Odpowiedź: Zamawiający nie dokonuje zmian umowy w przedmiotowej kwestii.

 

Pytanie 11. Dot. Wzór umowy § 11 ust. 4 i 5

Zwracamy się z prośbą o określenie, iż w razie naliczenia kar umownych, Odbiorca każdorazowo wystawi Sprzedawcy notę obciążeniową.

Informujemy, że kary umowne nie podlegają opodatkowaniu VAT, w związku z czym, dla potrzeb ich prawidłowego udokumentowania, nie wystawia się faktur VAT. Dla celów rachunkowych zarówno otrzymanie kary umownej, jak i jej zapłata kwalifikowane są do pozostałej działalności operacyjnej jednostki. Jak bowiem wynika z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g) Ustawy o rachunkowości, przez pozostałe koszty i pozostałe przychody operacyjne rozumie się koszty i przychody związane m.in. z odszkodowaniami i karami. Kary te należy ująć w księgach rachunkowych, a odpowiednią formą ich udokumentowania jest nota obciążeniowa. Ponadto informujemy, że ze względu na sposób działania systemu bilingowego, Wykonawca nie ma możliwości rozliczenia naliczonej kary umownej po jej automatycznym potrąceniu.

 

Odpowiedź: Zgodnie z zapisami projektu umowy w razie zaistnienia przesłanek do naliczenia kary umownej kara zostanie zapłacona przez Wykonawcę w terminie 14 dni od daty dostarczenia przez Zamawiającego żądania zapłaty, po uprzednim powiadomieniu Wykonawcy o naliczeniu ww. kar. Wraz z żądaniem zapłaty zamawiający prześle Wykonawcy notę obciążeniową.

 

Pytanie 12. Dot. Wzór umowy § 13 ust. 3

Wykonawca zwraca się z prośbą o doprecyzowanie przedmiotowego zapisu poprzez określenie, iż Zamawiający może zwiększyć ilość punktów poboru energii elektrycznej (PPE) lub zmienić taryfę danego punktu, jedynie w obrębie tych grup taryfowych, które zostały określone i wycenione w ofercie. Punkty z innych grup taryfowych nieujętych w ofercie będą oznaczały zmianę przedmiotu zamówienia. Z uwagi na powyższe Wykonawca zwraca się z prośbą o dodanie następującego zapisu: „Zwiększenie punktów poboru lub zmiana grupy taryfowej możliwe jest jedynie w obrębie grup taryfowych, które zostały ujęte w SIWZ oraz wycenione w Formularzu Ofertowym Wykonawcy.”

 

Odpowiedź: zapisy § 13 ust. 3 projektu umowy są następujące:  „Jeżeli Zamawiający jest już stroną samodzielnej umowy dystrybucyjnej, Wykonawca zobowiązuje się do dokonania zmian parametrów dystrybucji energii elektrycznej dla poszczególnych obiektów Zamawiającego, zgodnie z załączonym do Umowy pełnomocnictwem” nie dotyczą więc kwestii zwiększenia ilości poboru punktów poboru energii elektrycznej.

Zamawiający dokonuje zmian w projekcie umowy w sposób następujący:

W § 1 dodaje się ust. 10 w brzmieniu:

„ 10. Zwiększenie punktów poboru lub zmiana grupy taryfowej możliwe jest jedynie w obrębie grup taryfowych, które zostały ujęte w załączniku nr 1 do umowy.”

 

 

Działając na podstawie art. 38 ust 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych  (tekst jednolity Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.) zamawiający niniejszym modyfikuje treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia w zakresie wynikającym  z udzielonych odpowiedzi na pytania oraz dokonuje następujących zmian:

 

 1. Pkt. 13 w rozdziale XVI siwz otrzymuje brzmienie:

„13. Ofertę należy złożyć w nieprzejrzystym opakowaniu/kopercie oznaczonej nazwą i adresem Zamawiającego oraz opisanych w następujący sposób:

„Urząd Gminy w Strzegowie, ul. Plac Wolności 32, 06 – 445 Strzegowo

Oferta w postępowaniu na dostawę energii elektrycznej dla obiektów Urzędy Gminy w Strzegowie i Zakładu Komunalnego w Strzegowie

     NIE OTWIERAĆ przed dniem 17.11.2017 roku, godz. 13:15”.”

 

2. pkt. 1 w rozdziale XVII siwz otrzymuje brzmienie:

„1. Oferty należy składać w  Urzędzie Gminy w Strzegowie pok. nr 1 (sekretariat) w terminie do dnia  17.11.2017 r. do godz. 1300.”

 

3. pkt. 4 w rozdziale XVII siwz otrzymuje brzmienie:

„4. Otwarcie  ofert nastąpi w dniu 17.11.2017 r. o godz. 1315  w pokoju Nr 9 w siedzibie zamawiającego tj. w Urzędzie Gminy w Strzegowie 06-445 Strzegowo, ul. Plac Wolności 32.”

 

4. W projekcie umowy (załącznik nr 4 do SIWZ) w § 1 dodaje się ust. 10 w brzmieniu:

„ 10. Zwiększenie punktów poboru lub zmiana grupy taryfowej możliwe jest jedynie w obrębie grup taryfowych, które zostały ujęte w załączniku nr 1 do umowy.”

 

Pozostałe zapisy specyfikacji istotnych warunków zamówienia pozostają bez zmian.

 

W związku ze zmianą terminu składania ofert zgodnie z art. 38 ust. 6 PZP w związku z art. 12a ust. 1 PZP zmianie uległa również treść ogłoszenia o zamówieniu. Zmiana ogłoszenia została opublikowana w BZP pod nr 500058294-N-2017 z dnia 14-11-2017 r. Dokonana zmiana oraz udzielone odpowiedzi stanowią integralną część specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

              

 

                                                                        Wójt Gminy Strzegowo

                                                                        /-/ Wiesław Zalewski